הקו המנחה המרכזי של מארגנת טיול ושל השלוח מטעמה – מלווה הקבוצה - הנו שתמיד יש להמשיך בטיול ובתכנית שנקבעה בכדי שלא להפר התחייבויות כלפי כלל הקבוצה, כאשר במקביל מחויבת כמובן מארגנת הטיול במתן תמיכה מלאה וביכולת לטפל במצוקת הנוסע שנותר מאחור וזקוק לסיוע.  

סעיף 2(א) לחוק הגנת הצרכן, תשמ"א-1981 קובע כי "לא יעשה עוסק דבר – במעשה או במחדל, בכתב או בעל פה או בכל דרך אחרת לרבות לאחר מועד ההתקשרות בעסקה – העלול להטעות צרכן בכל עניין מהותי בעסקה". לפיכך, על מלווה הקבוצה לפעול כדלקמן:

1. להכיר היטב את כל היעדים, הדרכים, האתרים ובתי המלון ולאמת ולאשרר את האינפורמציה שנמסרת מאת מחלקת האופרציה. קרי, לברר את מלוא הפרטים העדכניים והמדויקים הנוגעים לכל אתר ומקום לינה.
2. לא להתחייב על מה שאינו בתוכנית הטיול ובתנאי ההתקשרות שבין מארגנת הטיול לבין המטיילים.
3. למסור למטיילים תכנית כללית ותכנית ספציפית לכל יום וכן לו"ז לתחילת הטיול וסיום משוער ומספרי טלפון נחוצים. יש לחזור על התדרוך בכל יום.
4. לציין מאפיינים מיוחדים, כגון: ציוד, ביגוד, מזון, מים, קשיים וכו'.
5. לציין ציוד יעודי שיש לקחת בכל תחנה ובכל ירידה מהאוטובוס.
6. הגדרת משך ההפסקה ונקודת המפגש בסיומה באופן שאינו משתמע לשתי פנים.
7. עדכון המטיילים לגבי מיקום האוטובוס – יש להסביר כי לעיתים, בשל אילוצים (חסימת דרכים, חניה) יהיה המפגש עם האוטובוס על ידי קריאה או תיאום טלפוני. אם האוטובוס נשאר בנקודת הירידה יש לציין זאת.
8. ליתן המלצות שקולות שהרי הנוסע מסתמך על כך ועומד לפעול בהתאם.
9. לא לגרוע שום אתר ולא לצמצם שום הדרכה הכלולים בתכנית הטיול.  
10. לנהל תרשומת סיכום יום, עמידה ביעדים וציון אירועים משמעותיים ולדווח למארגנת הטיול בגין כל עניין חריג.
11. ליתן את מלוא הפרטים של המלווה ומארגנת הטיול לצורך התקשרות.
12. לבצע ספירת נוסעים לאחר כל הפסקה ולפני כל תזוזה להמשך המסלול ובוודאי ליעד מרוחק.
13. הכרת האוטובוס (להכיר את פתחי החירום, ידיות החירום לפתיחת הדלתות, מטף הכיבוי, פטיש לשבירת חלונות ואת מיקום ערכת העזרה הראשונה) והיערכות לפינוי רגוע ויעיל.
14. תדרוך הנהג ועדכונו בתכנית הטיול הכללית והיומית, תדרוך בכל תחנה, מסירת כל הפרטים ליצירת קשר וקביעת כללים ודרכי פעולה בשעת מצוקה.
15. הכרת המסלול מלפני ומלפנים, באוטובוס וברגל, ובכלל זה את כל החלופות להגעה ליעדים.

על המלווה לבדוק עם מנהל האופרציה של מארגנת הטיול היכן ישנו איסור לבצע הדרכה ע"י מי שאינו מחזיק ברישיון מורה דרך מקומי ועל כן קיימת חובה להיעזר במדריך מקומי. יש לקבל ממחלקת האופרציה את כל הפרטים לצורך התקשרות עם מורה הדרך ומעסיקתו ולוודא את הגעתו יום קודם למועד ההדרכה. אין להדריך במקום בו חל איסור על הדרכה וחשוב להקפיד על התנהלות חכמה ומכבדת למול המדריך המקומי.

האם למלווה מותר לקבל עמלות מבית עסק אליו הפנה את חברי הקבוצה? יש לבדוק עם מארגן הטיול האם הדבר אינו אסור לפי חוקי מדינת היעד. וככלל, מוטב להימנע מהפיכת נושא העמלות למהות הטיול.

הכרחי להימצא בקשר שותף עם אנשי הקשר במארגנת הטיול, לקחת פרטי התקשרות מלאים של כל הגורמים החשובים במארגנת הטיול ולא רק של אנשי האופרציה, ולא רק ניידים וטלפונים במשרד אלא גם טלפונים בבית.

חלק טבעי מטיול הינו אי עמידה בלוחות הזמנים, סטייה ממסלול או הגעה בשעה לא מתוכננת ליעד, אתר או ארוחת ערב. רצוי להקפיד ולעשות כל שניתן על-מנת שלא יקרו יותר מדי מקרים אותם לא צפה המדריך או שהתיר להם להתרחש. אומנם מקובל כי מארגנת הטיול רשאית לשנות במהלך טיול את מועד הסיור באתר מסוים או לשנות את סדר הביקור באתרים, אלא שליקויים רבים בארגון שגורמים לכך כי הזמן לא נוצל ביעילות ולא במקרה הגיעה הקבוצה באיחור יכול להסתכם לכדי הפרה חוזית, גם אם לא יסודית.

מלווה קבוצה נדרש להכיר את היעד על בוריו, ליכולת תכנון, ארגון וסדר מחד וליכולת לראות את הנולד והתאמה לשינויים ומצבים בלתי מתוכננים מאידך, לידע נרחב, מיומנויות רבות, מקצועיות גבוהה, יחסי אנוש מצוינים, חובת זהירות, שיקול דעת ואחריות כדי להוביל קבוצה בחו"ל ולנהל טיול מורכב בהצלחה ותוך שמירה על שלומם ובטיחותם של המטיילים, וגם שיהיו מרוצים.      

כל המידע המוצג במאמר הינו מידע כללי בלבד, ואין בו כדי להוות ייעוץ ו/או חוות דעת משפטית ו/או כדי ליצור יחסי עו"ד-לקוח מכל סוג שהוא. המחבר אינו נושא באחריות כלשהי כלפי מאן דהוא והלה נדרש לקבל עצה מקצועית, פרטנית ויסודית לנסיבות המקרה שלו, לפני כל פעולה המסתמכת על הדברים האמורים ו/או המצורפים להם.